Un mini-guide pour une AGA virtuelle réussie !

Un mini-guide pour une AGA virtuelle réussie !

Amanda Roy et Alexandre Poupart
Référence : https://theonn.ca/
03 juin 2021

Cela fait plus d’un an que la pandémie de la Covid-19 a commencé, nous obligeant à tenir nos assemblées générales annuelles (AGA) en ligne pour une deuxième année consécutive. Beaucoup de nos membres tiendront leur AGA dans les semaines à venir et nous avons pensé partager avec vous quelques informations essentielles pour vous aider à organiser votre AGA avec succès.

1. Choisir la bonne plateforme

Il est important d’utiliser une plateforme fiable que votre équipe a testée. La CDCB utilise Zoom et fera référence principalement à cette plateforme dans cet article. Les autres plateformes courantes sont Adobe Connect, GoToWebinar, BigMarker et les événements Microsoft Teams. Chaque plateforme offre un accès gratuit à une formation qui permettra à votre équipe de s’adapter en un rien de temps !

2. Choisir un format de réunion versus un webinaire

Une question fréquente est de savoir si vous devez organiser votre AGA sous forme de réunion ou sous forme de webinaire traditionnel. Les deux principales différences entre les deux formats sont les sondages/votes et la participation des participants.

Dans le cadre d’un webinaire, vous avez la possibilité de faire des votes et de sonder les participants. Ceci est particulièrement utile pour compléter vos élections. De plus, dans un webinaire, l’hôte a la possibilité de couper le son de tous les participants.

Dans une réunion, la fonction de sondage n’est pas disponible sur la plupart des plateformes et les participants doivent contrôler la fonction de sourdine pour poser des questions et participer à une discussion.

Bien que la participation active du format de réunion soit un avantage, gardez à l’esprit que tous les participants ne se souviendront pas de se mettre en sourdine ou ne sauront pas comment utiliser cette fonction. Si vous organisez une grande AGA, cela peut entraîner des retards, des bruits de fond et des distractions pendant votre AGA. C’est pourquoi nous vous recommandons d’utiliser le format d’un webinaire et d’utiliser les fonctions de chat, de questions et de sondage pour susciter l’intérêt des participants.

3. Vérification du quorum et suivi des présences

Une bonne pratique consiste à demander aux participants de taper leur nom dans la fonction de chat (boîte de clavardage) une fois que votre AGA ait commencée. Le fait de demander leur nom complet vous permet de suivre les présences dans le procès-verbal de votre assemblée générale et de vous assurer d’avoir atteint le quorum. Il est utile d’utiliser la fonction de chat pour suivre les présences, car tous les participants n’utilisent pas leur nom complet lorsqu’ils s’inscrivent sur la plateforme. Vous pouvez également modifier les noms des participants vous-même lorsque nécessaire.

À la CDCB, nous demandons à un membre du personnel de modifier les noms des participants. Si vous n’avez pas le personnel nécessaire pour enregistrer les noms pendant l’AGA, vous pouvez demander à un volontaire de vous aider (à l’avance) et aussi utiliser la fonction « enregistrer l’historique du chat » avec Zoom et Gotomeeting.

Conseil : l’enregistrement de l’historique du clavardage doit être effectué AVANT le début de l’AGA  par le biais des paramètres de votre compte et testé à l’avance (lors d’une « simulation d’AGA », par exemple).

 4. Le vote

La fonction de vote des différentes plateformes permet aux utilisateurs de créer une question avec plusieurs réponses parmi lesquelles les participants peuvent choisir. Une fois le vote lancé, les participants peuvent choisir une réponse. L’organisateur peut voir le pourcentage de votes par réponse et le pourcentage de participants qui ont répondu au sondage. Cela permet de voir la participation et, une fois le vote terminé, les organisateurs ont la possibilité de partager les résultats du vote. Le total des réponses peut être partagé. Les réponses individuelles demeurent confidentielles.

En insérant la proposition que vous souhaitez faire adopter dans la zone de question d’un sondage et en définissant les réponses comme « pour, contre ou abstention », les organismes peuvent utiliser la fonction de sondage pour compléter les votes. Il y a quelques points à retenir :

  • Pour commencer à recueillir des réponses à un sondage, vous devez cliquer sur le bouton pour partager le sondage. Une fois que vous avez partagé le sondage, vous ne pouvez plus le relancer.
  • Le nombre total de caractères sur les questions et réponses des sondages est faible sur de nombreuses plateformes. Préparez des questions précises avant votre AGA et ajoutez-les à l’avance pour éviter les problèmes de dernière minute. Vous ne voulez pas être en train d’éditer « sur le vif » alors que les présentateurs et les participants attendent.

Les astuces d’Alexandre !

Plusieurs autres options sont possibles pour effectuer les votes :

  • Si le nombre de participants est faible (ex. 10 personnes), vous pouvez leur demander de donner leur choix de vote à voix haute ou en l’écrivant dans le clavardage (chat). La personne secrétaire pourrait alors faire le décompte.
  •  Vote secret : plusieurs plateformes existent (liste non exhaustive). Il est essentiel de faire vos tests avant l’assemblée.
    • J’aime beaucoup https://xoyondo.com/fr. Il est facile d’accès et gratuit. Pas besoin de créer un compte. Cliquez sur le bouton « Créer » en haut à droite. 
    • Si vous utilisez Zoom : vous pourriez faire un sondage Zoom.
    • Il y a aussi https://www.mentimeter.com/.

Note : Il existe plusieurs autres logiciels de vote pour les organisations à but non lucratif, notamment Election Buddy et Simple Survey.

5. Les différents rôles

  •  Animateur (maître de cérémonie)
    Limiter le nombre d’orateurs peut aider à atténuer certains des défis logistiques des AGA en ligne. Nous recommandons d’avoir un animateur principal pour effectuer l’introduction, présenter la majorité des points et pour faire les remerciements.  Cette personne est généralement le/la président(e) du conseil d’administration. Assurez-vous de déléguer un autre membre de l’équipe pour être responsable de l’avancement des diapositives.
  • Responsable des diapositives (support visuel)
    Il est important de désigner une personne chargée de faire avancer toutes les diapositives pendant une présentation. Nous vous recommandons de garder le responsable des diapositives séparé des autres rôles.
  • Responsable des votes
    Le responsable des votes est chargé de mettre en place les votes, de les lancer et de partager les résultats avec les participants pendant l’AGA.
  • Responsable du chat et des propositions
    Cette personne pourrait être les yeux et les oreilles de l’animateur. Elle surveille les activités dans le clavardage (chat) et indique à l’animateur le nom des gens qui proposent et appuient. Elle informe également si quelqu’un veut prendre la parole. Elle peut également informer l’animateur quand le quorum est atteint. Le responsable du chat et des propositions dans une AGA en ligne a deux responsabilités. Premièrement, il indique à l’animateur quand l’AGA a atteint le quorum et quand une proposition est adoptée. Deuxièmement, s’il y a une question concernant une proposition spécifique avant son adoption, le responsable présentera la question à l’animateur.

6. Trucs et astuces en rafale :

  • Réaliser toujours une simulation d’AGA
    Il est important de s’assurer que chaque membre de l’équipe est à l’aise avec son rôle et l’ordre spécifique de l’AGA en utilisant la plateforme en ligne que vous avez choisie. Ce qui peut sembler simple sur papier peut s’avérer plus difficile à réaliser en temps réel. 
  • Effectuez des tests techniques au moins une heure avant le début de l’AGA
    Les tests techniques, c’est-à-dire les vérifications audio et vidéo des membres de l’équipe, ne prennent que cinq à dix minutes si tout fonctionne. Cependant, si cela ne fonctionne pas, vous aurez besoin de temps supplémentaire pour identifier le problème.
  • Attendez-vous à ce que le déroulement prenne du retard
    Établir un ordre du jour chronométré pour votre réunion est un moyen utile de vous assurer de respecter le temps prévu de votre AGA. Le passer en revue au début de la présentation permettra de définir les attentes des participants, tout en les aidant à suivre le déroulement de la réunion. Comme vous ne pouvez pas commencer la réunion sans quorum, partez du principe que votre réunion commencera avec quelques minutes de retard. Il est facile d’informer les participants que vous avez terminé plus tôt. Cependant, si vous êtes en retard, vous risquez de voir les participants partir plus tôt et manquer des informations ou des votes importants.
  • Prévoyez ouvrir la salle virtuelle au moins 20 minutes avant l’heure pour admettre les gens.
  • Vérifiez souvent vos courriels professionnels dans la demi-heure précédent le début de l’AGA car des gens éprouvant des difficultés de connexion vous aurons peut-être écrit.
  • À moins que vous ayez déjà une clause de la sorte à vos règlements généraux (permettant la tenue de rencontres et d’assemblées générales en visioconférence), il serait pertinent de faire une résolution en début de rencontre qui pourrait se lire ainsi :

«Considérant la conjoncture actuelle et l’impossibilité de tenir notre assemblée générale annuelle en présentiel, comme spécifié dans nos règlements généraux, il sera proposé par _____(nom)_____ et appuyé par _____(nom)_____ de tenir notre assemblée générale annuelle en visioconférence. Cette AGA sera ainsi considérée comme valide et en respect des règlements de l’organisme.»

  • À moins que vous le fassiez verbalement, il pourrait être intéressant d’avoir une image que vous projetez au début avec vos attentes face aux participants en ce qui concerne la plateforme. Par exemple :

«Veuillez fermer vos micros, ouvrir votre caméra, vous renommer avec votre nom au complet, etc.»

7. Finalement… Comment maintenir l’engagement des participants ?

Maintenir l’attention des participants peut être un défi lors d’événements en ligne tels que les AGA. Voici quelques moyens d’améliorer l’attention des participants lors de votre AGA :

  • Veillez à ce que votre AGA soit aussi concise que possible. Si vous prévoyez une AGA de plus de 90 minutes, intégrez un temps de pause dans votre ordre du jour. Vous pouvez également utiliser des votes et poser des questions à l’auditoire pour diviser le contenu lors des AGA plus longues.
  • Demandez à vos présentateurs d’utiliser leur caméra afin que les participants puissent voir leur langage corporel et leurs expressions pendant qu’ils parlent.
  • Utilisez des diapositives claires et faciles à lire, surtout pour les présentations longues. Cela signifie moins de mots par diapositive, plus d’images et des couleurs contrastées si possible.

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Pour des informations additionnelles : https://coco-net.org/assemblee-generale-virtuelle/?lang=fr

Et surtout : Communiquez avec nous si vous avez besoin d’accompagnement, il nous fera plaisir de vous assister dans l’organisation de votre AGA !

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